ВІДРЯДЖЕННЯ: ВІД АВАНСУ ДО ЗВІТУ.

НОВА ФОРМА ТРАНСПОРТНИХ КВИТКІВ

з 1 січня 2026 року: чи є податкові ризики

ПЕРЕТИН КОРДОНУ З ЕС ІЗ БЕЗ ВІДМІТОК:

 як оформлювати відрядження по-новому, що замінить відмітки у паспорті

Воєнні особливості та «классика» відряджень, платіжні картки, роумінг, добові, послуги ФОП, авансові звіти, підзвітні розрахунки, представницькі витрати, відрядження дистанційників

---

Програма семінару:

1). ЗМІНИ ЩОДО ФОРМИ ТРАНСПОРТНИХ КВИТКІВ:

• яких поїздок торкнули зміни
• що таке єдиний транспортний квіток
• особливості для внутрішніх та міжнародних перевезень
• стари форма квитка: як податкові ризики можуть бути, як убезпечитися для майбутніх перевірок
• як «вписати» зміни у Положення про відрядження

 

2). ОРГАНІЗАЦІЯ ВІДРЯДЖЕНЬ ТА ІНШИХ СЛУЖБОВИХ ПОЇЗДОК

Відрядження: кого та коли відправляємо. Коли має сенс оформлювати відрядження, а коли краще цього уникати, розбираємося в деталях:

• Відрядження для основних працівників та сумісників
• Відрядження для «дистанційників» – як визначити місце відрядження
• Відрядження працівників відокремлених підрозділів до головного підприємства: що із місцем постійної роботи. Як правильного його визначати та навіщо
• відрядження і роз’їзний характер роботи: можливості, відмінності, переваги, оцінка податкового навантаження;
• поїздки в рамках посадових інструкцій VS відрядження: який варіант краще вибрати

 

3). СЛУЖБОВІ ПОЇЗДКИ ОСІБ, НЕ ПЕРЕБУВАЮТЬ У ТРУДОВИХ ВІДНОСИНАХ:

• особи, яких можна направляти у відрядження (поїздки засновників, фізосіб, які виконують роботи за цивільно-правовими договорами та ін.);
• основні правила побудови відносин, наявність гарантій і податкових пільг
• Хто може бути «членом органу управління», які практичні проблеми виникають при таких відрядженнях у нерезидентів-засновників та «членів»

 

4). ВІДРЯДЖЕННЯ У НЕПРИБУТКІВЦІВ, БЮДЖЕТНІКІВ, РЕЗИДЕНТІВ ДІЯ-СІТІ: які особливості та податкові ризики слід врахувати, типові помилки та правила

 

5). ВІДРЯДЖЕННЯ У ВИХІДНІ, ПОДОВЖЕННЯ ТЕРМІНІВ, ВІДРЯДЖЕННЯ + ВІДПУСТКА – ГОЛОВНІ ОРГМОМЕНТИ

 

ДОКУМЕНТУВАННЯ ВІДРЯДЖЕННЯ: головні деталі

ДОКУМЕНТАЛЬНІ ОСОБЛИВОСТІ ПРОЦЕСУ ВІДРЯДЖЕННЯ ПРОЦЕСУ: без яких документів не обійтися

• Положення про відрядження: які питання має врегулювати підприємство?
• наказ на відрядження, чи потрібен він, що там має бути відображено
• чи треба складати кошторис витрат та коли?
• інші первинні документи – що це і чи потрібні вони?
• в чому відмінність підтверджуючих та розрахункових документів?
• чи завжди потрібні розрахункові документи та платіжні інструкції для підтвердження витрат;
• ризики відсутності того чи іншого документа;
• «закордондокументи»: вся правда про форму і мовою складання, чи обов’язковий переклад таких документів, хто і коли може вимагати переклад.

 

ДОКУМЕНТАЛЬНІ ПІДТВЕРДЖЕННЯ ПЕРЕБУВАННЯ У ВІДРЯДЖЕННІ:

• Які документи підтверджують фактичне перебування, коли це реально потрібно і для яких витрат
• Перетин кордону з ЄС по новим правилам: що перебачити у документування, ризики відсутності відміток – миф чи реальність?
• Відрядження без витрат – проблеми документування та добові, чим підтвердити
• Посвідчення про відрядження – коли цей документ може бути корисним

 

ЗВ’ЯЗОК ВІДРЯДЖЕННЯ З ГОСПОДАРСЬКОЮ ДІЯЛЬНІСТЮ:

• чи обгрунтовані вимоги податківців?
• чи потрібно показувати зв’язок відряджень з господарською діяльністю
• які документи можу стати в нагоді
• що робити, якщо зв’язок з госпдіяльністю не очевидний
• податкові наслідки «недоведеною зв’язку»

 

ДОКУМЕНТИ ВІД ФОП: що повинен привезти відряджений працівник і як виплату суб’єкту підприємницької діяльності відображати в звітах підприємства

 

6). ФІНАНСУВАННЯ ВІДРЯДЖЕННЯ

АВАНС НА ВІДРЯДЖЕННЯ: видавати чи ні?

• чи обов’язково видавати аванс: що загрожує за невидачу авансу, чи є тут податкові ризики
• видача авансу: в якій сумі й коли; чи можна видати одному працівнику на групу працівників, які направляються у відрядження
• чи потрібен аванс, якщо працівник їде у відрядження із корпоративною карткою
• гривневий аванс у закордонному відрядженні та визнання витрат
• аванс виданий, а відрядження не відбулося: хвороба працівника чи відміна відрядження; коли треба повернути аванс

 

7). КОМПЕНСАЦІЯ ВИТРАТ НА ВІДРЯДЖЕННЯ: як не платити зайвих податків

ВІДРЯДЖЕННЯ: плануємо заздалегідь! Податкові премудрості відряджень: що можна, чого не можна, де «живуть» податкові ризики

• Норми ПКУ, що регулюють питання відряджень
• Коли, в яких випадках виникає ПДФО і військовий збір, на кого поширюються податкові пільги
• Що з ЄСВ? Чи обкладаються ЄСВ на відрядження компенсації?
• ПДВ і витрати – що може перешкодити їх відобразити?

 

8). ВСЕ ПРО ДОБОВІ:

• «платити чи не платити», і якщо так, то скільки, Україна, закордон, «змішані» відрядження?
• Особливості для добових при відрядженні на авто: як поділити українські та закордонні
• закордонні добові – нюанси розрахунку (застосування курсу НБУ при різних варіантах фінансування відряджень (при наявності валютного авансу, гривневі карти і т.д.));
• В яких випадках відмітки про перетин кордону важливі

 

9). КОРИСТУВАННЯ ТАКСІ І ОРЕНДОВАНИМ ТРАНСПОРТОМ: що із витратами та їх підтвердженням

 

10). РОУМІНГ І ЗВ’ЯЗОК У ВІДРЯДЖЕННЯХ: оптимізуємо витрати, плануємо безподаткові компенсації

 

11). ПИТАННЯ ОРГАНІЗАЦІЇ ПРОЖИВАННЯ:

• Готель або не готель: що вибрати?
• Додаткові витрати, включені в рахунок проживання: що можна / не можна?
• Міні-бар, харчування, алкоголь
• Проживання в двомісному номері
• Оренда житла у СПД
• Турзбору в Україні та закордоном

 

12). ВИКОРИСТАННЯ ПЛАТІЖНИХ КАРТОК У ВІДРЯДЖЕННЯХ (особисті, корпоративні), переваги і проблеми:

• Корпоративна або особиста: яку картку вибрати? Ризики і наслідки використання, можливі обмеження
• Чи можна розраховуватися однією карткою за кількох працівників? Як потім скласти авансові звіт?
• Особисті картки третіх осіб у відрядженні – чи є шанс закрити відрядження без ПДФО?
• Зняття готівки з картки – які підтверджуючі документи потрібні, що робити, якщо немає чека банкомату і які терміни авансового звіту
• валютні нюанси відряджень за кордон і розрахунки картками – вплив нових валютних правил
• додаткове фінансування при «довгих» відрядженнях;
• гривневі картки закордоном і побудова обліку, за яким курсом закриваємо розрахунки. Аналіз практичних ситуацій та прикладів;
• можливості придбання ТМЦ за карткою, в т.ч. закордоном, чи можна? Як закривати?
• Повернення валюти, надмірно знятої з картки не в валюті рахунку – що робити? Як закрити розрахунки?

 

13). АВАНСОВИЙ ЗВІТ ТА МИСТЕЦТВО ЗВІТУВАННЯ. КОЛИ ПОДАВАТИ, А КОЛИ НІ

• Авансовий звіт із Звітом та без: як правильно звітувати та у які терміни
• Коли треба звітувати за встановленою формою: що каже ПКУ та податкова? А якщо, раптом, за старою – чи не буде проблем?…
• Підзвітні кошти без авансового звіту: не зручно, але можна. Коли? Та як не заблукати «між соснами» між «треба» та «не треба»
• Як бути у ситуаціях, коли ПКУ не вимагає склади авансовий звіт, але підприємство вирішує його складати. Яку форму використовувати та чи завжди доречно самостійно розробляти іншу?
• Неподання Звіту ≠ відсутність вимог підтвердити витрати документально. Перелік підтвердних документів для відрядження і не тільки: в якій формі та коли надавати
• Готівкові та безготівкові витрачання підзвітних коштів: як звітуватися, щоб не мати зайвих податкових наслідків
• Як правильно відзвітуватися за підзвітну готівку: що змінилося після року дії нових податкових норм
• Які терміни щодо підзвітних коштів регламентує Положення № 148, а які ситуації залишилися без відповідних норм

 

14). КРЕДИТОВИЙ ПІДЗВІТ: що робити, коли працівник витратив свої кошти і підприємство винне. Як оформити документально по-новому з огляду на «стару» позицію Мінфіну